什麼是企業信箱? 如何自行申請Google企業信箱?

一、什麼是企業信箱

企業信箱（或商業電子郵件）是專為企業和組織設計的電子郵件服務，通常具備以下特點：

1. 自定義域名：
   企業信箱通常使用企業的自定義域名，例如xxx@ibest.com.tw，這比使用免費的電子郵件服務（如Gmail或Yahoor結尾）看起來更加專業。
    
2. 更高的安全性：
   企業信箱通常提供更高級的安全功能，包括反垃圾郵件、反病毒保護和數據加密，以保護企業的敏感信息。
    
3. 更大的存儲空間：
   企業信箱通常提供比個人免費電子郵件更多的存儲空間，方便存儲大量的電子郵件和附件。
    
4. 協作工具：
   許多企業電子郵件服務包含協作工具，如共享日曆、任務管理和即時消息，幫助團隊更有效地協作。
    
5. 技術支持：
   企業信箱通常包括專業的技術支持，確保在出現問題時可以迅速解決，保持業務的正常運行。
    
6. 品牌一致性：
   使用企業信箱可以保持企業品牌的一致性和專業形象，給客戶和合作夥伴留下良好印象。
    

常見的企業電子郵件服務提供商包括Google Workspace（前身為G Suite）、Microsoft 365、Zoho Mail等
 

二、為何不建議使用網頁設計公司提供的免費企業信箱服務

有些網頁設計公司會強調他們提供免費的企業信箱做使用，用以吸引你進而跟他們合作，請小心後續可能衍生的問題及陷阱
將企業電子郵件託管在網頁設計公司主機上的企業信箱服務可能存在一些潛在的問題和風險，以下是幾個主要原因：
 

1. 安全性及資安問題
   網頁設計公司通常專注於網站設計和開發，而不是專門的電子郵件服務提供商。他們的主機可能缺乏專業的電子郵件安全措施，如反垃圾郵件、反病毒保護和數據加密，這使得企業電子郵件更容易受到攻擊和數據洩露的風險。
    
2. 可靠性和正常運行時間
   專業的電子郵件服務提供商（如 Google Workspace 和 Microsoft 365）通常具有高可用性和冗餘機制，以確保電子郵件服務的穩定運行。網頁設計公司的主機可能沒有這些高級功能，導致服務中斷和郵件遺失的風險。
    
3. 技術支持
   專業電子郵件服務提供商提供24/7的技術支援，可以解決任何電子郵件相關的問題。相比之下，網頁設計公司的技術支持可能不夠專業，或者在處理電子郵件問題時不夠及時和有效。
    
4. 可擴充性
   企業隨著業務的發展，對電子郵件存儲和功能的需求也會增加。專業電子郵件服務提供商提供靈活的方案，可以根據需要擴展存儲空間和功能。網頁設計公司的主機可能無法滿足這些需求，導致擴展困難。
    
5. 功能限制
   專業電子郵件服務通常包含協作工具（如共享日曆、雲端存儲、文件共享等），這些功能對企業運營非常重要。網頁設計公司的電子郵件服務可能缺乏這些高級功能，影響企業的效率和生產力。
    
6. 數據控制和隱私
   專業電子郵件服務提供商通常遵循嚴格的數據保護法規和隱私政策，以確保用戶數據的安全和隱私。網頁設計公司可能無法提供同樣水平的數據保護，增加數據洩露和隱私問題的風險。
    
7. 企業有可能更換網頁設計公司做改版
   企業信箱如同手機號碼，通常會永久使用，而公司官網則可能每隔3-5年就需要改版更新。如果未來不再與原網頁設計公司續約，企業信箱可能會失效或導致重要信件無法找回。因此，使用獨立的企業信箱服務更能確保穩定性。
    

三、Google企業信箱申請方式教學

1. 訪問Google Workspace 網站

   打開瀏覽器，進入「Google Workspace」首頁
    

2. 選擇方案

   點擊“開始免費試用”或“查看定價”按鈕，選擇適合你企業需求的方案。Google Workspace 提供多種方案，根據企業規模和需求進行選擇。
   

3. 創建帳戶

   按照提示填寫你的企業信息，包括企業名稱、員工數量和你的聯絡信息。
   
   
   

4. 設置域名

   如果你需要自定義域名，可以選擇左邊“使用<貴公司名.com>地址”。若不需要自定義域名，可以選擇右邊“使用gmail.com地址”，並通過 Google 購買一個新域名。
   
   點擊自定義域名後，若已經購買好域名請選擇"“我已有域名”並輸入域名
   若還未申請域名，請選擇"我需要另外購買域名"，透過Google 購買一個新域名。
   

5. 填寫域名

   請填寫你的網域名稱，如：123.com或456.com.tw，並點擊下一步
    

6. 設置管理員帳戶

   創建你的管理員帳戶，這個帳戶將成為 Google Workspace 的管理員，負責管理所有用戶和設置。
   

7. 填寫付款資訊

   

8. 進入管理控制台

   

9. 驗證域名

   如果你使用自己的域名，Google 會要求你驗證域名所有權。按照 Google 提供的步驟進行域名驗證，通常包括在域名註冊商處添加一個 TXT 記錄。
   請複製上方的驗證碼，貼上到當初申請DNS的平台建立新的TXT紀錄進行驗證
   這個步驟如果有困難可以請網頁設計公司協助(但必須提供DNS帳密)
   

10. 設置電子郵件

    完成域名驗證後，你可以開始設置電子郵件賬戶。你可以為企業中的其他員工創建電子郵件賬戶。
     

11. 配置 MX 記錄

    要讓 Google 處理你的企業電子郵件，你需要將域名的 MX 記錄配置為指向 Google 的郵件伺服器。Google 會提供具體的 MX 記錄值和配置說明。
     

12. 開始使用

    配置完成後，你的 Google 企業信箱就可以正常使用了。登錄 Google Workspace 管理控制台，進行進一步的設置和管理。